Huishoudelijk reglement

Huishoudelijk Reglement Arctic Spits Vereniging Nederland

Algemeen

De Arctic Spits Vereniging (ASVNL) behartigt de belangen van de Arctic Spits (Pomsky), de ouderdieren Husky en dwergkees.

Artikel 1. Toelating van leden

  1. Als lid kan men worden toegelaten tot de Arctic Spits Vereniging Nederland, nadat men een verzoek bij het bestuur heeft ingediend via de website www.pomskyvereniging.nl. Het bestuur beslist over de toelating. 
  2. Het lidmaatschap is strikt persoonlijk en niet overdraagbaar.
  3. De secretaris deelt het bestuursbesluit omtrent de toelating zo spoedig mogelijk schriftelijk aan de betrokkene mee. In geval van niet-toelating worden daarbij de motieven meegedeeld, die het bestuur tot zijn beslissing hebben geleid.

Artikel 2. Contributie

Lidmaatschapsjaar loopt van 1 januari tot en met 31 december.
Ieder lid betaalt een contributie. Nieuwe leden die na 1 juli als lid worden toegelaten, zijn over het lopende verenigingsjaar slechts de helft van de contributie verschuldigd, mits bij betaling gelijktijdig de jaarcontributie voor het volgende verenigingsjaar wordt voldaan.

Artikel 3. Representatie

De leden wekken tegenover derden niet de indruk dat zij de vereniging representeren, tenzij zij deel uitmaken van het bestuur of door het bestuur uitdrukkelijk tot representatie zijn gemachtigd.

Artikel 4. Opzegging, ontzetting en schorsing

  1. Indien het bestuur voornemens is, een besluit tot opzegging, ontzetting of schorsing te nemen als bedoeld in de artikelen 6 en 7 van de statuten, dan stelt het bestuur het betrokken lid tijdig tevoren schriftelijk onder opgave van redenen van dit voornemen, in kennis.
  2. Het betrokken lid kan binnen een maand na ontvangst van de kennisgeving tegen het besluit tot opzegging van of ontzetting uit het lidmaatschap in beroep gaan bij de algemene vergadering. Het besluit van de algemene vergadering tot bevestiging van de opzegging of ontzetting moet worden genomen met een meerderheid van twee derde van het aantal geldig uitgebrachte stemmen.
  3. Het bestuur is bevoegd om een lid te schorsen voor een periode van ten hoogste drie maanden. De aan het lidmaatschap verbonden rechten kunnen niet uitgeoefend worden tijdens deze periode. Tijdens deze periode blijft de lidmaatschapsverplichting in stand.

Artikel 5. Einde lidmaatschap

  1. Schriftelijke opzegging door het lid kan onmiddelijk plaatsvinden met inachtneming van een opzegtermijn van vier weken. Als de opzegging niet tijdig, opzegtermijn van vier weken, of niet schriftelijk heeft plaatsgehad, loopt het lidmaatschap door tot het einde van het eerstvolgende kalenderjaar.
  2. Door overlijden.

Artikel 6. Voorzitter

De voorzitter

  1. Behartigt de belangen van én de goede gang van zaken in de vereniging.
  2. Leidt, behoudens het bepaalde in artikel 14 der statuten, de vergaderingen. 
  3. Bepaalt de volgorde van behandeling van zaken ter vergadering, zolang de vergadering zelf daarover geen besluit neemt.
  4. Handhaaft de orde in de vergadering.
  5. Stelt in overleg met de secretaris de agenda voor elke vergadering op.

Artikel 7. Secretaris 

De secretaris

  1. Voert de correspondentie van de vereniging.
  2. Maakt de notulen van de Algemene Vergaderingen en van de bestuursvergaderingen, zendt de notulen van een bestuursvergadering zo spoedig mogelijk na die vergadering in concept aan alle bestuursleden en agendeert de behandeling daarvan voor de volgende bestuursvergadering.
  3. Draagt in overleg met de voorzitter zorg voor de opstelling van de agenda en alle bijbehorende stukken voor de Algemene vergaderingen en de bestuursvergaderingen en ziet toe op tijdige verzending daarvan.
  4. Doet in iedere bestuursvergadering mededeling van alle ingekomen brieven. Aan het bestuur gerichte of voor het bestuur bestemde, maar bij andere bestuursleden ingekomen brieven worden onverwijld door deze bestuursleden aan de secretaris doorgezonden.
  5. Draagt zorg voor het bijhouden van een overzichtelijk archief, waarin naast alle inkomende en afschrift van alle uitgaande correspondentie en alle vergaderstukken en notulen ook alle overige voor de vereniging van belang zijnde stukken worden opgenomen.
  6. Draagt zorg voor het voortdurend en nauwkeurig bijhouden van een ledenregister, waarin de namen, adressen en het soort lidmaatschap van alle leden zijn opgenomen.
  7. Draagt er door registratie van de in een Algemene Vergadering aanwezige stemgerechtigde leden en door andere maatregelen zorg voor, dat bij eventuele stemmingen ieder aanwezig stemgerechtigd lid op zo doelmatig mogelijk wijze één stem kan uitbrengen.
  8. Stelt het jaarverslag samen.
  9. Het bestuur kan besluiten dat een deel der werkzaamheden van de secretaris door een ander lid van het bestuur of door een lid buiten het bestuur zal worden verricht volgens een werkverdeling die de goedkeuring van het bestuur behoeft. 

Artikel 8. Penningmeester

De Penningmeester 

  1. Voert de financiële administratie.
  2. Ziet toe op het doen van alle ontvangsten en uitgaven van de vereniging, zorgt voor een tijdige inning van de jaarlijkse contributie van de leden.
  3. Behoeft voorafgaande toestemming van het bestuur voor het doen van uitgaven tot een hoger bedrag dan waartoe door het bestuur is bepaald
  4. Is bevoegd om namens de vereniging bewijzen van ontvangst te ondertekenen.
  5. Houdt nauwkeurig boek van alle ontvangsten en uitgaven en van alle andere gegevens die van belang kunnen zijn voor de uitvoering van de financiële administratie.
  6. Stelt de begroting, onderscheidenlijk de balans en de staat van baten en lasten zo tijdig samen, dat deze na vaststelling door het bestuur kunnen worden uitgebracht, In de begroting worden naast de ramingen voor het nieuwe jaar ook de ramingen voor het voorafgaande jaar  en de uitkomsten van het laatst afgesloten jaar vermeld. In de staat van baten en lasten worden naast de uitkomsten van het betreffende jaar ook de ramingen voor dat jaar en de uitkomsten van het voorafgaande jaar vermeld.
  7. Draagt zorg voor alle ontvangsten en uitgaven die door andere bestuursleden en commissieleden zijn gedaan.
  8. Beoordeelt of gedane uitgaven en declaraties vallen binnen de jaarbegroting en/of de in bestuursvergaderingen gemaakte afspraken.
  9. Onderhoudt contacten met sponsoren en subsidieverstrekkers.
  10. Archiveert alle relevante documenten en zorgt ervoor dat de informatie voor het bestuur beschikbaar is. 

Artikel 9. Bestuursvergaderingen

Het bestuur vergadert zo vaak als de voorzitter of tenminste twee bestuursleden dit nodig achten en houdt éénmaal per jaar een algemene ledenvergadering. 

Vergaderingen worden gehouden op het moment waarop deze zijn gepland, of, indien de situatie dat verhindert, binnen 4 weken daarna. 

Artikel 10. Einde bestuurslidmaatschap

Ieder die ophoudt lid van het bestuur te zijn, is verplicht voor de gestelde einddatum van zijn bestuurslidmaatschap alle onder hem berustende verenigingsstukken en eigendommen van de vereniging behoorlijk geordend aan zijn opvolger of aan een ander daartoe door het bestuur aan te wijzen bestuurslid over te dragen. Het bestuur kan het termijn verlengen. Wanneer een bestuurslid de functie van penningmeester neerlegt zal voor beëindiging een kascommissie aangesteld worden. Deze commissie onderzoekt de balans en de staat van baten en lasten.

Artikel 11. Kascommissies

  1. De kascommissie bestaat ten minste uit twee leden die geen deel van het bestuur mogen uitmaken. 
  2. Het bestuur is verplicht om de kascommissie ten behoeve van haar onderzoek alle door haar gevraagde inlichtingen te verschaffen, haar desgewenst de kas en de waarden te tonen en de boeken, bescheiden en andere gegevens van de vereniging voor raadpleging beschikbaar te stellen.
  3. Een tussentijds onderzoek wordt in ieder geval ingesteld wanneer een aftredend penningmeester de boekhouding en de kas en waarden aan zijn opvolger overdraagt.
  4. De kascommissie brengt van een tussentijds onderzoek schriftelijk verslag aan het bestuur uit.

Artikel 12. Commissies/team

  1. Commissies worden in eerste instantie gevormd door leden van de vereniging of hun partner, zonder financiële tegemoetkoming.
  2. De leden van de commissie worden door het bestuur gevraagd en benoemd.
  3. Een door het bestuur ingestelde commissie kan ten allen tijde door het bestuur worden opgeheven.

Artikel 13. Algemene Vergaderingen

De voorzitter kan aan een lid dat ter vergadering onfatsoenlijke taal gebruikt of zich op andere wijze misdraagt, na waarschuwing het recht ontnemen om bij het betreffende agendapunt of gedurende de gehele vergadering verder het woord te voeren. Bij herhaald wangedrag kan de voorzitter het lid het recht ontnemen de vergadering verder bij te wonen.

Artikel 14. Vergoedingen

  1. De leden van het bestuur genieten ten laste van de vereniging een vergoeding voor noodzakelijk gemaakte reis- en verblijfkosten, print-, porti- en telefoonkosten.
  2. De vergoeding voor reiskosten wordt gebaseerd op de kosten van openbaar vervoer, tenzij de reis doelmatiger per auto kan worden gemaakt, in welk geval per gereden kilometer een bedrag wordt vergoed. De kilometervergoeding wordt door het bestuur in onderling overleg bepaald en in de notulen van de desbetreffende bestuursvergadering vastgelegd. De overige vergoedingen zijn gelijk aan de werkelijk gemaakte kosten.
  3. Het bestuur kan voor de te vergoeden verblijfkosten een maxima bepalen. Voor meerdaagse reizen en voor reizen naar het buitenland is voorafgaande toestemming van het voltallige bestuur nodig.
  4. De kosten moeten schriftelijk gedeclareerd worden in het jaar waarin zij zijn gemaakt. De penningmeester gaat niet tot uitbetaling over dan nadat de declaratie door de voorzitter of, als het de voorzitter zelf of een niet-bestuurslid betreft, door een ander daarvoor het meest in aanmerking komend bestuurslid voor akkoord is meeondertekend.
  5. Het bestuur heeft recht op een activiteit/dagdeel per jaar, betaald door de vereniging mits de financiën het toelaten.
  6. Eén keer per jaar zal er een vrijwilligersdagdeel georganiseerd worden mits de financiën het toelaten.

Artikel 15. Wijziging Huishoudelijk Reglement

  1. Een afschrift van het voorstel tot wijziging van het huishoudelijk reglement, waarin de voorgestelde wijziging woordelijk is opgenomen wordt aan alle leden toegezonden.
  2. De algemene vergadering kan een huishoudelijk reglement vaststellen en wijzigen. In dit reglement kunnen onderwerpen worden geregeld waarin de statuten niet of niet volledig wordt voorzien.

Artikel 16 Slotbepaling

In gevallen waarin de wet, de statuten en dit huishoudelijk reglement niet voorziet, beslist het bestuur. Over zijn beslissing legt het bestuur desgevraagd verantwoording aan de Algemene Vergadering af.